こんなプレスリリースは書いてはいけない！プレスリリースの書き方徹底ガイド

さあ、次のビッグニュースやイベントを発表する準備はできていますか？アート系団体のプレスリリースの書き方で悩んでいるあなた。この記事がお答えを提供いたします。初心者必見、誰でも使えるプレスリリースの書き方のヒント、そして”やってはいけない”プレスリリースの書き方をお届けしますね。

タイトルとリード文の重要性

プレスリリースでは、最初の数行、タイトルとリード文が何よりも重要です。プレスリリースを受け取る記者たちは、毎日たくさんのプレスリリースを受け取っているため、まずタイトルとリード文だけに目を通し、その後を読むかどうかを判断します。そこに重要な情報が書かれていない場合、その後の本文が読まれる可能性は極端に低くなり、転載や取材など記事の広がりは、悲しいことにあまり期待できなくなってしまいます。ですので、タイトルとリード文の中で、あなたの団体のニュースが何かをわかりやすく伝えましょう。イベント名や話題性のある出演者の名前はもちろん、日時や場所も。要するに、タイトルとリード文だけの状態でも、伝えるべき情報が載っているかを確認してください。そこでまず興味を持ってもらい、詳細な情報については本文に任せることが理想的です。

本文構成のポイント

タイトルとリード文で重要な部分を載せたとしても、もう一度最も重要な情報を最初に伝える「逆ピラミッド」スタイルがおすすめです。本文の最初の項では、ニュース、プレスリリースの5W1H（何、誰が、いつ、どこで、なぜ、どのように）を明確に、そして詳細に伝えましょう。そして、その後の項で説得力を持たせるためのデータや、引用、関連情報を提示。最後に連絡先もお忘れなく。連絡先は広報担当者＆固定電話でも良いのですが、記者から追加取材や確認の連絡が来ることがあります。その際、イベントの詳細以外にも団体のことなど答えられるように、代表者＆携帯電話を連絡先にしても良いかもしれません。また、適切な段落分けや見出し、写真を使用して情報を整理し、読みやすくすることを心がけましょう。

プレスリリースの書き方10のコツ

プレスリリースを書く際には以下の10のコツを心がけてくださいね。

記者にとってニュース価値が明確になるように書く
タイトルは短く、内容を反映したものにする
リード文で話のポイントを抜け漏れなく伝える
プレスリリースは事実に基づいて書く
専門用語は過度な修飾語は避ける
引用や統計情報を使って主張を裏付ける
写真やグラフを使って読みやすくする
伝えたい情報と報道関係者が求める情報は違う
誤字脱字や誤情報が一つも無いように何度も確認
記者が追加の情報を求めるための連絡先を明記する

企業情報と連絡先のフォーマット

プレスリリースの最後には、必ずあなたの組織についての基本情報と、詳細を求めて連絡を取りたいと思ったときのための連絡先を含める必要があります。これは通常、「会社概要」または「ボイラープレート」と呼ばれる短い文章として記載され、会社の名前、設立年、所在地、主要な製品やサービス、ウェブサイトのURLなどを含みます。そして、具体的な連絡先、担当者の名前、電話番号（できれば携帯電話）、Eメールアドレスを記します。

成功するプレスリリースのコツ

「成功」と言っても、成功の定義は団体やプレスリリースの内容ごとに異なります。ここで注意したいのは、プレスリリースは有料広告のように集客に必ずしも直結しないということです。プレスリリースとは、パブリックリレーションズのための行動であるということを忘れずにおきましょう。

読者の興味を引く要素

とはいえ、プレスリリースを出すからには「成功」させたいもの。記事を読んでイベントの参加者が増えれば、それに越したことはありません。集客に貢献するプレスリリースには、読者の興味を引く要素が欠かせません。ですので最初に、ターゲットとなる読者が誰なのかを明確にしましょう。ターゲットなる方は男性？女性？年齢は？家族構成は？明確にしたターゲット像はペルソナと呼ばれます。その後、ペルソナが関心を持ちそうな話題や角度からイベントの紹介をしていきましょう。例えば、新製品の発売では、その製品が解決する具体的な問題や、なぜそれが今までと違うのか、どのような特徴があるのかなど、読者が共感できる情報を提供することが重要です。また、リアルなストーリーや人々の声、顧客のアンケートを取り入れることで、説得力を持ってより感情に訴えかける内容にすることも効果的です。

引用や統計データの活用方法

プレスリリースに引用や統計データを取り入れることで、情報に重みや説得力を与えることができます。自らが伝えたい情報を、第三者からの引用によって伝えることで、信憑性を高めるのに役立ちます。引用や統計データは、公的機関や調査機関など権威性のある団体が良いでしょう。引用や統計データを使用する際は、情報源やURLを明示し、それが最新で正確な情報であることを心がけてください。

配信タイミングと配信チャンネルの選定

配信のタイミング

どんなに良いプレスリリースが書けたとしても、配信タイミングや配信方法を誤ってしまうと元も子もありません。プレスリリース配信の良いタイミングとは、内容にもよりますがほとんどの場合、1ヶ月前から当日です。オンライン／オフライン問わず、予約が必要、あるいは来場型イベントの場合は1ヶ月前から遅くとも2週間前までが推奨です。数に限りのない新商品発表なら、2週間前から発売開始当日も許容範囲です。特別な理由がない限りは、事後のプレスリリース配信はおすすめできません。”News”であるはずの新鮮味が失われて、配信を受け取った記者にとって重要な情報ではなくなります。
事後配信が有効な例としては、開店初日に大行列ができた場合など、行列写真を掲載し、大人気の様子を伝えるなど、少しでもプレスリリースを受け取った記者が「Newsとして報じる価値がある」と思ってもらえる情報を掲載することです。

配信チャンネルの選定

配信チャンネルの選定は、プレスリリースの内容がどこで最も効果的に届くかを考慮する必要があります。オンラインメディア、テレビ、ラジオ、新聞など、最終的なターゲットとなる顧客がどこで情報を得ているかを理解し、それに合ったチャンネルを選ぶことで、プレスリリースの効果を最大化することができます。テレビや新聞、ラジオといったメディアはFAXでしか配信を受け付けていない場合も多くあり、配信にかかる手間と効果をよく考えて選定しましょう。弊社ではPRTimesという最大300メディアに一斉配信ができるサービスの利用を推奨しています。
例：ビーオンウェブ創業のプレスリリース、業務提携のお知らせ

NGなプレスリリースの書き方とその対処法

絶対にやってはいけない間違い

日時や固有名詞など、事実の間違いは絶対にやってはいけません。通常、企業や団体のHPやブログは何度でも書き直し可能です。しかし、メディアを通して一度配信・掲載されてしまった記事の訂正はほぼ不可能であり、配信メディアにとっては『誤報』となってしまいます。配信前には、日時や固有名詞のチェックは入念に行いましょう。

やってしまいがちな間違い

長すぎる文章

プレスリリースを受け取った記者は、忙しい中で数多くのリリースに目を通さなければなりません。そのため、タイトルとリード文だけで一次的な判断をし、その後の本文を読むか決める傾向があります。重要な情報は、タイトルとリード文だけで伝わるよう簡潔にまとめましょう。

ブログやポエムのような表現

プレスリリースは記事広告とは異なり、あくまで事実を伝えるためのツールです。自社HPに載せるようなブログ調の文章や、自己満足のためのポエム表現はNGです。これらは特に、文章が上手なアート系の方に多く見られる傾向なのでご注意ください。

信頼性を損なう表現

信頼性を損なう表現はプレスリリースの効果を大いに損なう可能性があります。例えば、過剰な広告表現や誇張は、記者や読者に信憑性のない情報と受け取られることがあります。また、根拠のない主張や未確認の事実の提示も同様です。言い回しにも注意し、透明性と正確性を常に意識するよう心がけましょう。

あなたが発信したい情報と記者が欲しい情報は違う

プレスリリースは、企業や団体がメディアに対して発信する情報ですが、その中で自分たちが伝えたい情報と、記者が欲しい情報とのギャップが生じることがよくあります。あるあるなんです。自社のプロモーションに重点を置きすぎると、ニュースとしての価値が薄れ、記者の興味を引けないことがあるのです。プレスリリースの作成に当たっては、記者や読者が本当に知りたい情報は何かを考え、それに合わせたコンテンツを提供することが大切です。また、可能であれば記者とのコミュニケーションを図り、ニーズを正確に把握する努力も重要となります。